Sur cette page, nous avons révisé 4 choses à considérer afain de soutenir votre Shed.

• Leadership
• Financement
• Publicité et campagne de membershp
• Légal tels Incorporation et Assurances

Tous les membres d’un Shed sont considérés comme égaux. Toutefois, quelqu’un devra prendre des décisions concernant la programmation et les finances. En plus du leadership général du Shed, il peut aussi y avoir des domaines de responsabilité qui nécessitent un leadership particulier (adhésion, finances, tenue de dossiers [secrétaire?], relations publiques). Si un Shed choisit de rester petit et limité, le leadership peut être assumé par une seule personne. Mais pour un groupe plus important, certains Men’s Sheds forment un conseil d’administration ou un comité de gestion. Une telle équipe de direction peut élaborer des politiques et des procédures opérationnelles selon les besoins du Shed.

Réfléchissez à la question de savoir si les personnes qui ont « pris les devants » continueront dans ce rôle ou si le leadership sera tournant parmi les membres. Si vous optez pour une rotation du leadership, pensez à un mécanisme de « passage du flambeau » qui évite un renouvellement complet de l’équipe de direction (par exemple, un secrétaire et un trésorier qui occupent chacun un mandat de deux ans, l’un changeant les années paires et l’autre les années impaires).

Vous devrez également tenir des réunions régulières pour discuter des décisions financières et opérationnelles. S’il existe une équipe de leadership, les assemblées générales de tous les membres peuvent être moins fréquentes, mais elles doivent avoir lieu au moins une fois par année. L’équipe de leadership peut choisir de se rencontrer à intervalles réguliers ou au besoin. Si vous optez pour « au besoin », déterminez qui convoquera les réunions et selon quels critères celles-ci seront déclenchées (à la discrétion du président? à la demande d’un ou de plusieurs autres responsables?).

Dans la section sur le leadership, abordez aussi les communications et les meilleurs moyens de diffuser l’information concernant les activités et les horaires de rencontre. Les options incluent le téléphone, le courriel, les annonces de service public dans les médias, ou des dépliants laissés à un endroit central. Certains Men’s Sheds créent leur propre page Facebook. D’autres construisent un site web, puisque beaucoup de gens cherchent aujourd’hui un Shed à joindre via Internet.

L’intégration des nouveaux membres fait également partie du leadership. Il est utile de désigner un accueillant. Arriver seul peut être difficile pour un nouveau membre. Avoir des personnes désignées pour accueillir les nouveaux, présenter les activités et répondre aux questions facilite grandement leur intégration.

Une fois que votre Men’s Shed est en activité, vous pourriez vouloir établir un « code de conduite » pour préciser quels comportements et interactions sont acceptables (ou non!). Puis, à mesure que votre Shed grandit, assurez-vous que ce code de conduite continue de répondre aux besoins de tous les membres — n’oubliez jamais que les Men’s Sheds doivent être des lieux où chacun se sent en sécurité et bienvenu.

Discutez de ces éléments dès le début et envisagez de développer un plan de leadership pour votre Shed

Certains Sheds souhaitent croître de manière à pouvoir acheter de l’équipement, des fournitures ou réaliser des rénovations. D’autres doivent assumer des coûts liés au téléphone, à l’internet, aux services publics, ou encore à l’équipement de bureau ou de cuisine.

En plus des idées de financement présentées dans « Conseils pour démarrer un Shed », votre Shed pourrait envisager de faire des demandes de subventions. L’une d’elles est la subvention fédérale Nouveaux Horizons. Vous trouverez de l’information sur ce programme au lien suivant : http://www.esdc.gc.ca/eng/seniors/funding/pancanadian/index.shtml Vérifiez si au Québec, il existe une Subvention pour les personnes âgées du Québec. Et pour une période limitée, HelpAge Canada offre des subventions pouvant atteindre 10 000 $ pour des projets d’immobilisations précis.

Consultez aussi le site web de votre gouvernement provincial pour voir s’il existe des subventions correspondant aux objectifs et aux priorités de votre Shed. Plusieurs fondations offrent également des subventions. Souvent, ces fonds restent inutilisés simplement parce que personne ne pense à vérifier ce qui est disponible.

Vous constaterez peut-être que certaines subventions ne sont offertes qu’aux organismes incorporés. Cela ne signifie pas nécessairement qu’elles vous sont inaccessibles. Envisagez un partenariat avec votre municipalité, un organisme communautaire ou un organisme reconnu comme œuvre de bienfaisance (une église, par exemple), qui pourrait présenter une demande en votre nom en échange de frais d’administration ou d’un service que vous pourriez offrir en retour.

Un mot de prudence : bien que les subventions puissent être très utiles, elles sont généralement limitées dans le temps (par exemple, un ou deux ans). Réfléchissez donc aussi à d’autres moyens de financement pour assurer la continuité lorsque les fonds de subvention prendront fin. Les Sheds qui deviennent dépendants du financement externe courent le risque d’éprouver des difficultés lorsque les subventions cessent.

Comme la plupart des Sheds sont composés de retraités, certains membres deviendront inévitablement moins actifs pour des raisons de santé. Il est donc essentiel de développer une stratégie pour garder le Shed visible dans la communauté. Les projets communautaires sont très efficaces pour cela. Documentez ce que vous faites avec des photos et un court texte. Trouvez des moyens de partager cette information avec le public. Vous pouvez aussi inviter les médias locaux à faire un reportage sur un projet en cours ou terminé.

Ainsi, lorsque votre Shed devra lancer une campagne de recrutement, le public aura déjà une idée de qui vous êtes et de ce que vous faites. Une telle campagne peut être menée chaque année (à la date de renouvellement des membres?) ou après la diffusion d’une nouvelle concernant un projet réalisé. Vous découvrirez les approches qui fonctionnent le mieux dans votre communauté.

Une méthode consiste en une campagne « chacun amène quelqu’un », où chaque Shedder est encouragé à inviter un ami à une « rencontre découverte ».

Une autre consiste à organiser une séance d’information publique, parrainée par le Shed, pour présenter ce qu’est un Shed, les avantages qu’il offre aux membres et à la communauté, et pour répondre aux questions que le public pourrait avoir sur le mouvement ou sur votre Shed en particulier

Cet élément concerne surtout les Men’s Sheds qui souhaitent croître, lever des fonds et qui sont à l’aise avec une structure de type organisationnel. Cela implique également la présence d’administrateurs et de dirigeants, pour lesquels une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants est recommandée. Certains Men’s Sheds choisissent de s’incorporer comme organisme à but non lucratif. Cette incorporation peut offrir des avantages, notamment l’accès à des sources de financement supplémentaires, la possibilité de présenter des demandes de subvention (voir la section « financement » ci-dessus) et un plus grand sentiment de sécurité financière. Devenir un organisme à but non lucratif signifie que le Men’s Shed devient une entité légale. Pour en savoir plus sur l’admissibilité de votre Shed et les étapes à suivre pour vous incorporer, consultez le site gouvernemental des corporations pour les OSBL.

Un mot de prudence : l’incorporation entraîne certaines obligations annuelles de reddition de comptes. S’incorporer comme organisme de bienfaisance (ce qui a peu de chances d’être reconnu par l’ARC à l’heure actuelle) exige encore plus de tenue de livres et de rapports. Discutez avec vos collègues organisateurs pour déterminer si les avantages de l’incorporation valent l’effort requis.

Selon les activités de votre Shed, vous pourriez avoir besoin de décharges de responsabilité, de permis ou d’assurances. Voici quelques éléments à considérer :

Dans une société portée sur les poursuites, il est toujours prudent d’envisager une assurance responsabilité civile pour protéger vos membres.

Si votre Shed est incorporé ou structuré avec des dirigeants et des administrateurs, une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants (D&O) est importante à considérer.

Si vos activités comportent des risques ou si quelqu’un pourrait se blesser, une assurance accident est recommandée.

Bien qu’il soit possible de faire signer des décharges de responsabilité lorsque l’activité comporte un risque, ces documents sont souvent jugés sans valeur devant les tribunaux.

Si vous utilisez des locaux empruntés pour un atelier, une assurance contre le vol et l’incendie est judicieuse.

Si vous fonctionnez sous l’égide d’un autre organisme, il se peut que son assurance couvre les personnes utilisant ses installations, ou que cet organisme exige que vous ayez votre propre assurance responsabilité.

Si vous participez à une activité de groupe, l’organisme responsable pourrait exiger des permis ou des assurances particulières.

L’Association des Sheds du Québec pourrait vous aider sur ce sujet. Gardez toutefois en tête que l’assurance est encadrée par des lois provinciales. Une grande partie de l’information s’applique, mais vous devriez confirmer les détails auprès d’un assureur établi au Québec.

Men’s Sheds Tools and Tips: Insurance, Liability, and Risk Management – from MSABC